Amounts & Indicators

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1. Renovación de la Matrícula Mercantil

Matricular el establecimiento de comercio es cumplir con un deber legal. Mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre a nivel nacional. Con el certificado expedido por la Cámara se acredita el cumplimiento de ese deber y evita la posible imposición de sanciones por parte de los entes de control respectivos. Antes del 31 de marzo de cada año debe renovarse la matrícula mercantil de la sociedad.

2. Asamblea Ordinaria de Accionistas

Debe realizarse durante los tres primeros meses del año. Si no es citada oportunamente, se celebrará el primer día hábil del mes de abril, a las diez de la mañana (10:00 a.m.) en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la compañía. Convocar a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios a reunión ordinaria para: (i) Examinar la situación de la Sociedad (ii) Designar administradores (iii) Aprobar los estados financieros (vi) Resolver sobre distribución de utilidades, de conformidad con las disposiciones legales y estatutarias. Recordamos poner a disposición de los asociados los documentos que señala el artículo 446 del Código de Comercio y 46 y 47 de la ley 222 de 1995, y convocar a la Junta Directiva para los asuntos de su competencia.

3. Informe de Prácticas Empresariales

El “Informe 42” relativo a prácticas empresariales correspondiente, deberá ser remitido en las fechas señaladas a continuación del año 2018:

El “Informe 42 – prácticas empresariales”, debe presentarse únicamente a través del portal www.superociedades.gov.co, accediendo a la sección “Presentación Informes Empresariales” Una vez el informe se diligenciado, se generará un documento en PDF con la información registrada, la fecha, hora y el número de radicado. Sólo cuando se genere dicho número, se entenderá cumplido el requisito en forma completa. Este número será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

4. Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT y Reporte de operaciones sospechosas a la UIAF.

La Superintendencia de Sociedades, ha identificado que una de las contingencias a las que están expuestas las Empresas sujetas a su inspección, vigilancia y control, está en la probabilidad de incurrir en actividades de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo (en adelante “LA/FT”).

Por esta razón, una vez las sociedades sean requeridas por la Supersociedades, estarán obligadas a presentar y reportar la información de carácter no financiera mediante el denominado “informe 50- Prevención del riesgo de LA/FT utilizando la plataforma “Storm”; Dicho informe está conformado por cuatro (4) formularios llamados así: IPE – Información Básica, IPE – Diseño, Aprobación y Funcionamiento del Sistema, IPE- Reporte de Operaciones y IPE – Socialización.

Este informe se presenta directamente en la página web de la Supersociedades y debe utilizarse la plataforma “Storm” dispuesta para el efecto. Así mismo los cuatro (4) formularios deben contestarse en archivo con extensión “.str,” y deberá ser diligenciado por el oficial de cumplimiento de la Sociedad.
Por otro lado, las Empresas Obligadas deberán reportarle a la Unidad de Información y Análisis Financiero (“UIAF”) todas las Operaciones Sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios o actividades. El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de “reporte de operación sospechosa” o “ROS”, a través del sistema informativo SIREL administrado por la UIAF, conforme a las instrucciones señaladas por la citada entidad en el “Manual de Usuario SIREL”.

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