POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES COLE&CO

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1. OBJETO:
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por la COLE&CO S.A.S, identificada con el NIT 900.292.749-4 a través de su página web, www.cole-coabogados.com, con el fin de garantizar los derechos de habeas data de los respectivos titulares de los datos personales, el cual fue reconocido por la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, cuya protección fue regulada mediante la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único 1074 de 2015.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado por parte de COLE&CO, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
COLE&CO, sujeta a las disposiciones constitucionales y legales, se regirá en su rol de responsable del tratamiento de datos personales por los principios rectores que en esta materia ha dispuesto el ordenamiento jurídico colombiano, estos son, según el artículo 4 de la ley 1581 de 2012:

-PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: COLE&CO administrará sus bases de datos de las cuales es responsable con total sujeción a los postulados constitucionales y legales que regulan la materia.
-PRINCIPIO DE FINALIDAD: La finalidad para la cual se administra y trata los datos personales será completamente ajustada a la ley; serán legítimamente utilizados para el desarrollo de las actividades comerciales, operacionales y/o administrativas de la sociedad.
-PRINCIPIO DE LIBERTAD: COLE&CO tratará únicamente aquellos datos de los cuales tenga consentimiento o aquellos que sin el consentimiento la ley les habilite para su tratamiento.
-PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: Se velará constantemente por el almacenamiento y tratamiento de información veraz, actual y exacta; así mismo se implementarán medidas permanentes que propendan por la actualización de los datos que se almacenan procurando el no tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, lo cual está expresamente prohibido en la ley.
-PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: COLE&CO dispondrá de un mecanismo de comunicación donde los titulares de los datos podrán acudir en cualquier tiempo con el ánimo de obtener información sobre los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de esta sociedad y ejercitar los derechos que le asisten según el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (Derecho al Habeas Data).
-PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Se garantiza el control y la restricción a los datos almacenados, especialmente a aquellos datos que por su naturaleza requieren un tratamiento especial (datos sensibles, de los niños, niñas y adolescentes.), de manera que sólo tendrán acceso a ellos quienes tengan la debida autorización.
-PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Se tomarán las medidas necesarias y adecuadas para la protección de los datos almacenados no solamente por parte de COLE&CO como responsable del tratamiento de datos sino, también, por parte de cualquier encargado del tratamiento de los mismos.
-PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: COLE&CO garantizará la confidencialidad de la información almacenada y realizará el suministro o comunicación de la misma únicamente cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

En tal medida, COLE&CO únicamente tratará los datos almacenados para el ejercicio y desarrollo de actividades propias de su objeto social y del desarrollo administrativo a través de su página web, en especial las relacionadas con el pago de servicios a través de comercio electrónico, para tener un registro de clientes activos e inactivos; contactar a clientes o futuros clientes a través de diferentes canales (correo electrónico, correo físico, a través de call center, etc.) para fines de publicidad, estadística o ventas; recibir, atender y resolver las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias presentadas por los clientes o futuros clientes. Para lo cual, eventualmente y sólo para los fines descritos, podrá compartir la información con empresas aliadas, además de aquellas empresas que fungirán como encargadas del tratamiento y que tratarán las bases de datos de COLE&CO bajo los parámetros que la ley impone.

3. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS:
En pleno desarrollo de las disposiciones del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y sus normas reglamentarias, al titular de los datos personales le asisten los siguientes Derechos:

- DERECHO DE CONOCER: Al titular de los datos le asiste el Derecho de conocer qué datos personales suyos tienen en su poder los responsables y/o encargados del tratamiento de datos.
- DERECHO DE ACTUALIZAR: Al titular de los datos le asiste el Derecho de actualizar permanentemente los datos que son tratados por el responsable y/o encargado del tratamiento de datos con el ánimo de que los mismos estén ajustados a la realidad y permitan una calidad óptima de la información.
- DERECHO DE RECTIFICAR: Al titular de los datos le asiste el Derecho de rectificar los datos personales que el responsable y/o encargado del tratamiento estén tratando por encontrarlo errado.
- DERECHO DE SUPRIMIR: Al titular de los datos le asiste el Derecho a dar de baja de las bases de datos tratadas por el responsable y/o encargado del dato en el momento que así lo desee.
- DERECHO DE REVOCAR LA AUTORIZACIÓN: Al titular de los datos personales le asiste el Derecho de revocar la autorización que fuera otorgada inicialmente para el tratamiento de los datos por parte del responsable. Esta revocatoria puede ser total o parcial según el titular así lo quieren, y siempre que se informe de tal situación oportunamente.

El titular de los datos personales tendrá la facultad de decidir responder o no a las preguntas que le sean hechas cuando las mismas versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes, como lo dispone el literal “b” del artículo 12 de la ley 1581.
En ningún caso serán tratados los datos personales que, requiriéndolo, no cuenten con el consentimiento previo, expreso e informado del titular al tenor del artículo 9 de la ley 1581.

4. DEBERES DE COLE&CO.
COLE&CO reconoce la titularidad de los CLIENTES sobre los datos personales y por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, COLE&CO tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
k. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
l. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
m. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

5. OBLIGATORIEDAD:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todas las personas vinculadas con COLE&CO, sean clientes de la página web, empleados, contratistas o terceros que obren en nombre de COLE&CO. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a COLE&CO por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

6. ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos provenientes de la página web de COLE&CO, www.cole-coabogados.com, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
El responsable del tratamiento de los datos aquí establecidos será COLE&CO S.A.S., sociedad comercial identificada con el NIT 900.292.749-4, con domicilio principal en la Carrera 43A No 1 sur 220, oficina 708 de la ciudad de Medellín, Antioquia, República de Colombia. Página www.cole-coabogados.com.

8. DEFINICIONES:

- BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento y pueden ser físicas o electrónicas.
- CLIENTE: La persona natural o jurídica titular con la que COLE&CO tiene una relación contractual o alianza comercial para el desarrollo de su objeto social.
- DATO PERSONAL: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
- DATO PÚBLICO: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- DATO PRIVADO: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.
- DATO SEMIPRIVADO: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
- DATO SENSIBLE: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
- TITULAR DEL DATO PERSONAL: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (a) empleados; (ii) contratistas; (iii) Clientes (iv) todas aquellas personas no vinculadas a COLE&CO de quienes se haga tratamiento de los datos personales.
- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- TRANSFERENCIA: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

9. FORMA DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS
La recolección de datos personales de CLIENTES de COLE&CO, se realizará de las siguientes formas:

- Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de COLE&CO por el uso de cookies.
- Mediante el intercambio de correos electrónicos.
- A través de la realización de pagos electrónicos a través de la opción dentro de la página web www-cole-coabogados.com

10. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales de los CLIENTES que en adelante se almacenen, usen, circulen, transfieran, o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:
CLIENTES: COLE&CO USARÁ LA INFORMACIÓN QUE SE SUMINISTRE PARA:

- Almacenar, organizar, clasificar y catalogar, los datos personales ingresados por el CLIENTE dentro de los sistemas, archivos y bases de datos de COLE&CO.
- Efectuar las gestiones pertinentes para garantizar el cumplimiento de cualquier servicio adquirido por el CLIENTE y que vaya a ser prestado por COLE&CO.
- Transmitir los datos personales a plataformas o páginas web externas para que pueda hacer uso del sistema de pago electrónico a través de la página web de COLE&CO.
- Gestionar trámites (peticiones, solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa, así como de sus aliados comerciales;
- Realizar actividades de soporte técnico, mantenimiento, desarrollo, mejoramiento y vigilancia de en la página web de COLE&CO.
- Enviar información como noticias, promociones, boletines y publicidad sobre COLE&CO o sus aliados con los que tenga un contrato suscrito, mediante mensajes de texto, correos electrónicos, ofertas publicadas en la plataforma y notificaciones push.
-Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
- Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

11. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS:
COLE&CO garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. En aras de establecer un canal permanente de comunicación con los titulares de los datos, facilitando de esta manera la atención oportuna y permanente a sus consultas, peticiones y reclamos, ha dispuesto que quien quiera ejercer su derecho de conocer, rectificar, suprimir o revocar autorización, podrá comunicarse expresando claramente la intención de su comunicación al correo electrónico bpinto@cole-coabogados.com.
Una vez recibido el correo por parte del funcionario de COLE&CO, esta sociedad contará con un término de 15 días para dar respuesta a dicha consulta. COLE&CO tiene plena libertad de habilitar nuevos canales que le faciliten el ejercicio de este derecho, los cuales serán informados oportunamente. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Así mismo, COLE&CO garantiza el derecho de reclamo, para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. Si por alguna circunstancia COLE&CO, recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en dicha organización en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
2. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene COLE&CO una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.1. Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales habilitados por COLE&CO, señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5. COLE&CO, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

11.2. Supresión de Datos:
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a COLE&CO, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COLE&CO. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, COLE&CO debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

11.3. Seguridad de la información y medidas de seguridad:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, COLE&CO ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas, sus protocolos y procedimientos están contenidos en los respectivos documentos de seguridad de la información, los cuales tienen carácter reservado al uso interno de la organización.

11.4. Utilización y transferencia de datos personales e información personal por parte de COLE&CO:
COLE&CO puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

a. Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
b. Cumplir con procesos jurídicos.
c. Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.
d. Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
e. Proteger nuestras operaciones.
f. Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
g. Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

11.5. Periodo de vigencia de las bases de datos
El periodo de vigencia de las bases de datos será el mismo periodo de vigencia de la COLE&CO S.A.S., salvo aquellas bases cuya finalidad sea para una actividad puntual de única vez y su vigencia será hasta la finalización de dicha actividad.

11.6. Vigencia y Actualización de la Política
La presente política rige a partir del 18 de Junio de 2021. Cuándo los términos de la política de privacidad cambien en lo esencial, por regla general se obtendrá una nueva autorización en la forma establecida a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web www.cole-coabogados.com., Correo electrónico enviado a los titulares: para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede de la empresa.